On présente souvent le nettoyage de base CRM comme un sujet de performance commerciale. C'est aussi, et parfois d'abord, un sujet de conformité : le RGPD impose des obligations précises sur les données que vous conservez, combien de temps, et avec qui vous les partagez. Une base jamais nettoyée cumule les écarts sans que personne ne s'en aperçoive.
Cet article est une vulgarisation de principes généraux, pas un conseil juridique : pour votre situation précise, rapprochez-vous d'un professionnel ou de la documentation de la CNIL.
Ce que le RGPD attend de votre base de prospects
- Minimisation : ne collecter et ne conserver que les données nécessaires à votre finalité. Les fiches accumulées « au cas où » depuis des années vont à l'encontre de ce principe.
- Durée de conservation limitée : les données de prospects ne se conservent pas indéfiniment. La CNIL évoque comme repère courant trois ans après le dernier contact émanant du prospect pour la prospection commerciale. Vos fiches sans aucune activité depuis quatre ans posent donc une vraie question.
- Exactitude : les données doivent être exactes et tenues à jour. Une base truffée de doublons contradictoires et de coordonnées invalides s'en éloigne.
- Droits des personnes : accès, rectification, effacement, opposition. Pour les honorer, encore faut-il retrouver toutes les fiches d'une personne, mission impossible quand elle existe en trois exemplaires sous des orthographes différentes.
Où lire tout cela dans votre portail
Aucune de ces informations ne demande un outil : elles sont dans vos fiches, sous des noms de propriétés que vous pouvez filtrer, exporter et vérifier vous-même.
| Ce que vous cherchez | La propriété qui le porte |
|---|---|
| Une opposition explicite à la prospection | Opted out of email: Marketing Information |
| Une désinscription de tous les envois | Unsubscribed from all email |
| Une adresse que HubSpot a mise de côté | Email Address Quarantined |
| Une adresse qui a définitivement rebondi | Email Hard Bounce Reason |
| La base légale déclarée pour ce contact | Legal basis for processing contact's data |
| Le dernier signal venu du prospect | Last Engagement Date |
Pour les voir toutes sur une fiche : ouvrez un contact, puis Afficher toutes les propriétés. Pour compter combien de fiches sont concernées, créez un segment et filtrez sur ces mêmes propriétés (CRM › Segments, ou Contacts › Listes avant le changement de nom, selon votre version). Le nombre affiché en haut de la liste est votre chiffre.
Last Contacted
et Last Engagement Date ne disent pas la même chose. La première enregistre le
jour où vous avez écrit ; la seconde, le jour où le prospect a fait quelque chose.
Une durée de conservation se compte sur le second. Filtrer sur le premier vous donne des
fiches « actives » que personne n'a touchées depuis des années : il suffit
d'un envoi en masse pour rajeunir toute la base sans qu'un seul prospect ait bougé.Une dernière chose à vérifier avant de vous appuyer sur Legal basis for processing
contact's data : cette propriété n'est alimentée que si les fonctionnalités RGPD
sont activées dans le portail et si quelqu'un l'a renseignée. Une colonne vide ne veut pas
dire « pas de base légale », elle veut dire « non déclarée », et c'est
une information différente.
Le nettoyage lui-même est un traitement de données
Point souvent ignoré : confier votre base à un prestataire de nettoyage constitue un traitement de données personnelles, avec les obligations qui l'accompagnent. Trois questions à poser à tout prestataire avant de lui envoyer un fichier clients :
- Où vont les données ? Un outil SaaS les envoie sur ses serveurs, dans quel pays ? Un transfert hors UE déclenche des exigences supplémentaires. Demandez le pays d'hébergement, et combien de prestataires voient le fichier.
- Un accord de traitement (DPA) est-il signé ? C'est une exigence de l'article 28 du RGPD dès qu'un sous-traitant manipule vos données.
- Que deviennent les données après la prestation ? Suppression garantie et confirmée par écrit, ou conservation dans des sauvegardes du prestataire ?
Nettoyer en conformité : la méthode
Concrètement, un nettoyage RGPD-compatible suit la même méthode qu'un nettoyage de qualité, avec trois réflexes en plus : documenter les règles appliquées (quelles fiches supprimées, selon quel critère de durée) ; traiter les demandes d'opposition avant tout réimport (une personne désinscrite ne doit jamais réapparaître en liste marketing, un piège classique des imports mal maîtrisés) ; et conserver une trace des décisions, fiche par fiche, pour pouvoir en répondre.
C'est exactement la philosophie d'Inspectable : aucun accès à votre portail, un dépôt hébergé en France d'où le fichier est retiré dès réception, une analyse hors ligne, et un DPA signé avant tout envoi, chaque décision de nettoyage tracée dans un fichier que vous validez, et suppression confirmée par écrit après livraison.
Sources
Chaque page ci-dessous a été ouverte et lue. Ce sont des sources primaires : l’autorité qui édicte la règle, ou l’éditeur du logiciel.
- Les durées de conservation des donnéesCNIL. Le cycle de vie de la donnée en trois phases : base active, archivage intermédiaire, suppression. C’est là que se lisent les durées, pas ici.
- La prospection commerciale par courrier électronique, SMS-MMS et automate d’appelCNIL. Le régime du consentement en B to C et de l’opposition en B to B.
- Create and edit propertiesHubSpot, base de connaissances. Comment créer et modifier les propriétés citées dans ce guide.
Un audit conçu pour le RGPD, en tant que sous-traitant
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